Collaborer à distance avec Office 365
Des outils pensés pour le travail collaboratif, même à distance.
En cette période particulière, le télétravail a été adopté par beaucoup d’entreprises. Cela leur permet d’assurer la continuité de leur activité. Le plus important lorsque l’on adopte cette méthode de travail c’est d’être bien équipé, notamment pour les travaux en équipe. En effet, le travail collaboratif est essentiel pour de nombreux secteurs d’activité.
Vous connaissez tous Office 365, parmi les licences les plus connues de la suite on compte, Word, Excel ou encore, Power Point. Mais savez-vous comment Office 365 aide vos collaborateurs à travailler ensemble à distance ? Nous allons vous présenter 3 applications de la suite qui permettront à vos équipes de mieux collaborer ensemble.
1 – MICROSOFT TEAMS
Teams est la plateforme dédiée au travail d’équipe de Microsoft. Pour nous, c’est l’outil indispensable pour pouvoir travailler en équipe à distance. Nous utilisons nous-même cet outil en cette période de confinement. Pour vous donner une idée, voici un inventaire (non-exhaustif) des fonctionnalités auxquelles vous aurez accès grâce à Teams :
Discuter, appeler et participer à des réunions :
La messagerie instantanée de l’application permet de créer des discussions (individuelles ou de groupes) avec les autres membres de son équipe. Vous pouvez également appeler vos collègues (en visioconférence ou non), partager votre écran de travail en direct et réaliser des réunions de travail à plusieurs tout en prenant des notes ou en enregistrant la réunion. Ces fonctionnalités permettent des échanges rapides et donc des prises de décisions accélérées.
S’échanger et stocker des fichiers
Grâce à Teams, vous pouvez créer des canaux de discussion d’équipe. Vous pourrez y échanger des fichiers. Les fichiers que vous déposez dans vos canaux de discussions seront accessibles par tous les membres de l’équipe à tout moment et de n’importe où ! Ils pourront également être sauvegarder dans le Cloud grâce à One drive.
Relier d’autres applications
Teams permet également de relier d’autres applications pour centraliser vos informations. Par exemple, vous pourrez accéder directement à votre calendrier Outlook ou encore à vos tâches dans Microsoft Planner depuis la plateforme.
2 – MICROSOFT PLANNER
Il s’agit d’une plateforme qui permet de planifier des tâches. Vous créez tout d’abord un « plan » et invitez vos collègues de travail à y participer. Ce tableau de bord vous permet de créer des tâches que vous pouvez ensuite classer et assigner à des membres de l’équipe. Vous pourrez ainsi visualiser l’ensemble des tâches en cours et leur degré d’importance en un coup d’œil. Simple d’utilisation et très intuitif, Planner permet de s’organiser en équipe et de planifier son travail. Chaque membre de l’équipe a la possibilité de voir sur quoi travaille l’autre. Vous aurez également la possibilité de commenter et modifier certaines tâches
Une fois votre travail organisé et planifié, vous avez également accès à diverses fonctionnalités comme l’envoi de notifications par mail (ou sur le téléphone) lorsque quelqu’un vous assigne une tâche ou lorsqu’une tâche arrive à sa date limite. L’application génère aussi un graphique qui permet rapidement de suivre l’avancer de vos travaux, ou encore, de vérifier l’équité de la charge de travail entre collaborateurs.
Disponible sur mobile, cette application est très utile à distance pour gérer efficacement le travail en équipe et le temps au quotidien. Il est possible d’intégrer votre tableau Planner à un canal de discussion de Teams, et ainsi y avoir accès directement depuis la plateforme collaborative.
3 – ONE DRIVE
Accessible de n’importe où, One Drive permet de partager des documents avec vos équipes. Il suffit d’une connexion internet et vous pourrez accéder à tous vos travaux sur le Cloud. Cela permet de stocker vos fichiers et d’ainsi protéger vos documents avec une sauvegarde externe à votre ordinateur.
De plus, vous pouvez partager vos documents avec une ou plusieurs personnes facilement, il suffit d’enregistrer son document dans le Cloud et d’inviter le contact concerné. Si vous souhaitez travailler sur le même document en même temps et à distance c’est possible : plus besoin de l’envoyer par mail ou Wetransfer, vous gagnez en rapidité. Il est également possible d’ajouter des commentaires au document si on ne souhaite pas modifier l’original, les autres membres du partage seront prévenus d’une notification lorsqu’un commentaire est laissé.
Entièrement privé et sécurisé, One Drive entreprise est un excellent outil pour travailler sereinement et efficacement avec ses collègues à distance. Vos documents sont protégés par vos sessions comprenant login et mot de passe. One Drive vous permettra de faciliter la gestion de vos documents internes à distance avec vos collègues de travail.
